Un modèle de procès-verbal d’assemblée générale permet de consigner par écrit les décisions prises par les associés ou actionnaires lors d’une réunion sociale, ordinaire ou extraordinaire. Ce document n’est pas un simple compte rendu : il constitue un acte juridique qui acte les délibérations, leur donne date certaine et conserve une valeur probante en cas de contrôle ou de litige. Ce guide détaille la structure, les mentions obligatoires et les règles de conservation à connaître avant de rédiger votre PV.
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Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale ?
Le procès-verbal d’assemblée générale (PV d’AG) est le document écrit qui retrace une réunion d’associés ou d’actionnaires et enregistre les décisions adoptées. Il ne s’agit pas d’un récit narratif libre, mais d’un acte qui consigne les délibérations des organes de la société et leur confère une date certaine.
Sur le plan probatoire, le PV atteste du déroulement de la réunion et du sens des votes. Établi sous forme d’acte sous seing privé, il conserve sa valeur probante jusqu’à preuve contraire. En cas de désaccord entre associés, de contrôle ou de contentieux, c’est ce document qui fait foi. Sa rédaction soignée est donc une protection autant qu’une obligation.
Assemblée générale ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE) ?
La nature de l’assemblée détermine le contenu du procès-verbal. Le type d’AG doit d’ailleurs être indiqué clairement dans le document.
- L’assemblée générale ordinaire (AGO) réunit les associés pour des décisions qui ne modifient pas les statuts : approbation des comptes annuels, affectation du résultat, renouvellement d’un dirigeant, gestion courante.
- L’assemblée générale extraordinaire (AGE) concerne les décisions qui modifient les statuts : transfert du siège, changement de forme juridique ou d’objet social, augmentation de capital, fusion, prorogation ou dissolution.
- la dénomination sociale, la forme juridique et le siège social de la société ;
- la date, l’heure et le lieu de la réunion ;
- l’identité du président de séance et, le cas échéant, du secrétaire désignés en début de réunion ;
- l’identité des associés présents et représentés, consignée sur une feuille de présence ;
- la vérification du quorum lorsque les statuts ou la loi l’exigent ;
- l’ordre du jour de l’assemblée ;
- le texte des résolutions soumises au vote et le résultat des votes, résolution par résolution ;
- les signatures requises (président de séance, dirigeant ou secrétaire selon le cas).
- Omettre une mention obligatoire (date, lieu, président, ordre du jour), ce qui fragilise la valeur probante du PV.
- Ne pas vérifier le quorum avant de délibérer : une AGE ne devrait pas se tenir si le quorum statutaire n’est pas atteint.
- Décompter les votes globalement au lieu de procéder résolution par résolution.
- Confondre AGO et AGE et appliquer les mauvaises majorités.
- Négliger le registre : un PV non reporté ou mal classé perd une partie de sa force probante.
- Reprendre un modèle inadapté à la forme sociale : les règles diffèrent selon que la société relève des statuts d’une SARL ou des statuts d’une SAS, où la liberté statutaire est plus large.
Cette distinction commande aussi les règles de quorum et de majorité, plus exigeantes pour l’AGE puisqu’elle touche au pacte social. Pour l’approbation des comptes, appuyez-vous sur notre modèle de PV d’approbation des comptes.
Les mentions obligatoires d’un PV d’assemblée générale
Pour que le procès-verbal produise ses effets juridiques, certaines mentions doivent impérativement y figurer ; un PV incomplet peut voir sa valeur probante contestée. On y retrouve généralement :
L’identité du président et du secrétaire ainsi que l’ordre du jour figurent parmi les éléments les plus sensibles : leur absence fragilise régulièrement le PV.
Résolutions et votes : le cœur du procès-verbal
Les résolutions constituent la partie décisive du document. Chaque résolution doit être rédigée distinctement, dans un texte clair, puis suivie du résultat de son vote : nombre de voix pour, contre et abstentions.
C’est par ce décompte, résolution par résolution, que l’on démontre que la majorité requise a été atteinte. La feuille de présence joue ici un rôle central : elle certifie le quorum et le nombre de voix représentées. Un décompte global, plutôt que ligne par ligne, expose l’assemblée à une contestation.
Conservation et registre des procès-verbaux
Le PV doit être consigné dans un registre spécial des assemblées, tenu par ordre chronologique au siège social et mis à disposition des associés. Ce registre peut être conservé sur support papier ou sous forme électronique.
La tenue chronologique et un classement clair donnent au registre sa force probante. En pratique, il est recommandé de conserver les procès-verbaux pendant toute la vie sociale, les délais variant selon la nature des décisions et les obligations comptables et fiscales. Les PV d’approbation des comptes sont à archiver avec soin, au même titre que des documents comptables comme le bilan fonctionnel.
Les erreurs fréquentes à éviter
Questions fréquentes
Le procès-verbal d’assemblée générale est-il obligatoire ?
Oui. Chaque assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, doit faire l’objet d’un procès-verbal qui consigne les décisions. Ce document est ensuite signé selon les règles propres à la société et reporté au registre des assemblées.
Qui signe le PV d’assemblée générale ?
Le procès-verbal est généralement signé par le président de séance et, selon les cas, par le dirigeant ou le secrétaire désigné en début de réunion. L’identité de ces personnes doit figurer dans le document.
Où conserver les procès-verbaux ?
Les PV doivent être consignés dans un registre spécial des assemblées, tenu par ordre chronologique au siège social et mis à disposition des associés. Ce registre peut être tenu sur papier ou sous forme électronique.
Quelle différence entre un PV d’AGO et un PV d’AGE ?
Le PV d’AGO porte sur des décisions qui ne modifient pas les statuts (approbation des comptes, affectation du résultat). Le PV d’AGE porte sur des décisions qui les modifient (transfert de siège, augmentation de capital, dissolution), avec des règles de quorum et de majorité plus strictes.
Avertissement
Cet article a une vocation purement informative et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Les règles de quorum, de majorité, de signature et de conservation varient selon la forme juridique de la société, ses statuts et la nature des décisions. Avant de rédiger ou de valider un PV d’assemblée générale, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou d’un professionnel du droit. Pour le cadre légal, consultez le portail officiel entreprendre.service-public.fr.
