Modèle d’état des lieux d’entrée et de sortie

Un modèle d’état des lieux vous aide à décrire avec précision l’état d’un logement au moment de l’entrée du locataire, puis à le comparer au jour de son départ. Ce document est bien plus qu’une simple formalité : il sert de référence en cas de litige sur le dépôt de garantie et protège autant le bailleur que le locataire. Encore faut-il qu’il soit complet, daté et signé par les deux parties. Voici à quoi sert l’état des lieux, ce qu’il doit obligatoirement contenir et comment l’utiliser sans risque.

À quoi sert l’état des lieux ?

L’état des lieux est le document qui décrit, pièce par pièce, l’état du logement et de ses équipements. Il est établi à deux moments clés : à l’entrée, lors de la remise des clés, et à la sortie, lors de la restitution du logement. Réalisé en autant d’exemplaires que de parties, il doit être joint au bail dont il devient une annexe. Sans état des lieux d’entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état, ce qui pénalise le bailleur souhaitant facturer des réparations. À l’inverse, un état des lieux bâclé peut conduire à retenir injustement le dépôt de garantie du locataire. C’est donc une pièce centrale du rapport locatif, qu’il s’agisse d’un logement vide ou meublé. Pour le contrat lui-même, reportez-vous à notre modèle de bail d’habitation.

Les mentions obligatoires d’un modèle d’état des lieux

Le contenu de l’état des lieux est encadré par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016. Un bon modèle d’état des lieux doit reprendre l’ensemble des mentions suivantes :

• Le type d’état des lieux : d’entrée ou de sortie ;
• La date d’établissement du document ;
• La localisation du logement (adresse complète) ;
• Le nom ou la dénomination des parties, ainsi que le domicile ou le siège social du bailleur ;
• Le cas échéant, le nom et l’adresse du mandataire ayant réalisé l’état des lieux (agent immobilier, administrateur de biens) ;
• Les relevés des compteurs individuels d’eau et d’énergie ;
• Le détail et la destination des clés et tout autre moyen d’accès remis ;
• La description précise, pièce par pièce, de l’état des revêtements (sols, murs, plafonds) et des équipements ;
• La signature des deux parties (ou de leurs mandataires).

À la sortie, l’état des lieux doit en plus mentionner la nouvelle adresse du locataire et rappeler la date de l’état des lieux d’entrée, afin de faciliter la comparaison.

Entrée, sortie et restitution du dépôt de garantie

Toute l’utilité d’un état des lieux réside dans la comparaison entre l’entrée et la sortie. Le document de sortie est confronté à celui d’entrée pour identifier d’éventuelles dégradations imputables au locataire. Le sort du dépôt de garantie en découle directement. Si les deux états des lieux sont identiques, le bailleur dispose d’un délai d’un mois après la remise des clés pour restituer l’intégralité du dépôt de garantie. Si des dégradations sont constatées, ce délai passe à deux mois et le bailleur peut déduire le coût justifié des réparations. C’est pourquoi un état des lieux d’entrée détaillé est le meilleur allié du locataire : sans lui, difficile de prouver que le logement était déjà abîmé. Ce mécanisme s’applique également aux locations meublées, dont vous trouverez la trame dans notre modèle de bail meublé.

La vétusté : ce qui ne peut pas être facturé

La vétusté correspond à l’usure normale du logement liée au temps et à un usage conforme : peintures qui ternissent, sols qui s’usent, joints qui vieillissent. Cette usure naturelle ne peut pas être mise à la charge du locataire. Le bailleur ne peut retenir sur le dépôt de garantie que le coût des dégradations véritablement imputables au locataire, à l’exclusion de la vétusté. Pour objectiver ce partage, les parties peuvent annexer au bail une grille de vétusté, qui applique des abattements selon la durée de vie des équipements et leur âge. En cas de désaccord, c’est souvent la qualité de l’état des lieux d’entrée qui fait la différence : plus il est précis, plus la distinction entre usure normale et dégradation est facile à établir.

Nos conseils pour un état des lieux fiable

Quelques bonnes pratiques renforcent considérablement la valeur du document :

• Prenez des photos datées de chaque pièce et des équipements, et annexez-les à l’état des lieux ;
• Relevez systématiquement les compteurs d’eau, d’électricité et de gaz, en notant les index exacts ;
• Réalisez l’état des lieux en pleine lumière, logement vide et propre, pour ne rien manquer ;
• Décrivez précisément l’état (neuf, bon, usagé, mauvais) plutôt que d’écrire « RAS » partout ;
• Testez les équipements : robinetterie, volets, prises, chauffage, détecteur de fumée ;
• Conservez un exemplaire signé par chaque partie, idéalement avec le suivi des loyers du locataire.

Les erreurs à éviter

Plusieurs négligences fragilisent l’état des lieux. La première est de se contenter de mentions trop vagues : un document expéditif perd toute valeur probante. La deuxième est d’oublier les relevés de compteurs, source fréquente de litiges sur les consommations. La troisième consiste à ne pas faire signer le document par les deux parties, ce qui le rend inopposable. Enfin, vouloir facturer la vétusté au locataire est une erreur classique qui se retourne souvent contre le bailleur. Mieux vaut prendre le temps nécessaire le jour J : un état des lieux soigné évite des mois de contentieux.

Questions fréquentes

L’état des lieux est-il obligatoire ?

Il n’est pas imposé par la loi sous peine de nullité du bail, mais il est fortement recommandé et constitue une annexe du contrat. En son absence, le logement est présumé avoir été remis en bon état, ce qui prive le bailleur de la possibilité de facturer des dégradations.

Qui paie l’état des lieux ?

Lorsque les parties le réalisent elles-mêmes, l’état des lieux est gratuit. S’il est confié à un professionnel (agent immobilier), les honoraires d’entrée sont partagés entre bailleur et locataire, dans la limite d’un plafond fixé par la réglementation.

Que faire en cas de désaccord à la sortie ?

Si les parties ne s’entendent pas, l’état des lieux peut être établi par un commissaire de justice (ancien huissier), à frais partagés. À défaut d’accord sur le dépôt de garantie, la commission départementale de conciliation puis le juge peuvent être saisis.

Un modèle d’état des lieux gratuit suffit-il ?

Un modèle constitue une excellente base à condition de le compléter pièce par pièce et de ne rien laisser en blanc. L’important n’est pas le support, mais la précision des constats et la présence des signatures et des relevés de compteurs.

Avertissement : cet article a une vocation informative et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Les modalités de l’état des lieux et de la restitution du dépôt de garantie peuvent varier selon votre situation ; en cas de doute ou de litige, faites-vous accompagner par un professionnel. Pour les sources officielles, consultez l’ANIL.