Le fichier des écritures comptables (FEC) : obligation et format

Qu’est-ce que le FEC ?

Le fichier des écritures comptables, communément appelé FEC, est un fichier informatique unique qui rassemble la totalité des écritures comptables enregistrées au cours d’un exercice. Il a été instauré pour permettre à l’administration fiscale de mener ses contrôles de manière dématérialisée et automatisée, à partir d’un fichier dont la structure est la même pour toutes les entreprises.

Le FEC n’est pas un document à déposer spontanément : c’est un fichier que l’entreprise doit être en mesure de produire et de remettre à l’administration sur demande, en particulier lors d’une vérification de comptabilité. Il constitue en quelque sorte la photographie informatisée de la comptabilité : il reprend, ligne à ligne, ce que l’on retrouve dans le grand livre et la balance comptable, mais dans un format technique standardisé.

Qui est concerné par l’obligation ?

L’obligation de présenter un FEC concerne tous les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés et qui sont soumis à une obligation de tenue d’une comptabilité. Cela vise très largement :

• les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (SARL, SAS, SA…) et les sociétés relevant de l’impôt sur le revenu (BIC, BNC) ;
• les entreprises individuelles et professions libérales tenant une comptabilité informatisée ;
• les associations et organismes soumis aux impôts commerciaux dans les mêmes conditions.

En pratique, dès lors qu’une entreprise utilise un logiciel de comptabilité — ce qui est aujourd’hui le cas de la quasi-totalité d’entre elles — elle entre dans le champ de l’obligation. Seules les rares comptabilités tenues entièrement « à la main » en sont dispensées. Le FEC doit pouvoir être fourni par exercice, pour chacune des périodes que l’administration souhaite vérifier.

Le format normé : 18 champs obligatoires

La force du FEC tient à sa structure imposée : chaque ligne du fichier correspond à une écriture comptable et doit comporter 18 champs, dans un ordre précis. Le fichier est généralement produit en format texte (séparateur tabulation ou barre verticale) ou tableur, nommé selon une convention : SIREN + « FEC » + date de clôture. Les 18 champs sont les suivants :

Ces champs décrivent, pour chaque écriture : le journal (code et libellé), le numéro et la date de l’écriture, le compte du plan comptable et son libellé, l’éventuel compte auxiliaire (tiers), la pièce justificative (référence et date), le libellé de l’opération, les montants au débit et au crédit, les informations de lettrage, la date de validation et, le cas échéant, le montant et le code devise pour les opérations en monnaie étrangère.

La conformité s’apprécie à la fois sur la présence et l’ordre des champs, sur le respect du format (dates, séparateurs, encodage) et sur la cohérence des données (équilibre débit/crédit, écritures validées). Un fichier dont les colonnes sont incomplètes, mal ordonnées ou non validées est considéré comme non conforme.

Les caractéristiques des écritures

Au-delà du format, le FEC doit refléter une comptabilité régulière, sincère et validée. Plusieurs exigences en découlent :

• Les écritures doivent être validées (figées), c’est-à-dire qu’elles ne peuvent plus être modifiées sans laisser de trace ; la date de validation figure dans le fichier.
• Le fichier doit reprendre l’intégralité des écritures de l’exercice, y compris les écritures d’à-nouveau (reprise des soldes d’ouverture) et les écritures d’inventaire (amortissements, provisions, régularisations).
• L’ensemble doit être équilibré : total des débits égal au total des crédits.
• Les écritures doivent être classées chronologiquement par opération.

La plupart des logiciels de comptabilité modernes intègrent une fonction d’export FEC qui génère automatiquement le fichier au bon format. Encore faut-il que la comptabilité soit correctement tenue et que les écritures aient été validées en temps utile : un export techniquement réussi sur une comptabilité non validée reste non conforme.

Quand et comment le FEC est-il demandé ?

Le FEC est principalement demandé dans le cadre d’une vérification de comptabilité. À l’engagement du contrôle, le vérificateur réclame le fichier : l’entreprise doit alors le remettre sous forme dématérialisée (clé USB, dépôt sécurisé…) dès le début des opérations. L’administration utilise ensuite ses propres outils pour analyser le fichier, croiser les données et identifier d’éventuelles anomalies.

Avant tout contrôle, il est vivement conseillé de tester son FEC à l’aide de l’outil de contrôle mis à disposition par l’administration (le logiciel « Test Compta Demat »). Ce test vérifie la conformité formelle du fichier — présence des 18 champs, format, équilibre — et permet de corriger les anomalies avant qu’elles ne soient relevées par le vérificateur. C’est un réflexe de bonne gestion comptable à intégrer en fin d’exercice.

Exemple chiffré : une ligne de FEC

Supposons une facture d’achat de fournitures de bureau de 120 € TTC (100 € HT + 20 € de TVA), enregistrée au journal des achats. Dans le FEC, cette opération se traduit par plusieurs lignes portant le même numéro d’écriture, équilibrées entre débit et crédit :

Chacune de ces trois lignes comporte les 18 champs du FEC : même EcritureNum, même EcritureDate et même PieceRef (le numéro de facture), un JournalCode « ACH », et une ValidDate identique. Le total débit (120 €) égale le total crédit (120 €) : l’écriture est équilibrée. Multipliée par l’ensemble des opérations de l’année, cette structure compose le fichier complet de l’exercice.

Sanctions et points d’attention

Le défaut de présentation d’un FEC conforme n’est pas neutre. L’entreprise s’expose à :

• une amende pour défaut de présentation ou présentation d’un fichier non conforme ;
• le risque d’un rejet de la comptabilité, qui autorise l’administration à reconstituer le résultat par ses propres moyens (évaluation d’office), souvent défavorable à l’entreprise ;
• une perte de temps et de crédibilité dès l’ouverture du contrôle, qui démarre alors sur un terrain défavorable.

Les bonnes pratiques sont simples mais essentielles : valider les écritures régulièrement, conserver les FEC de chaque exercice clos (la durée de conservation des documents comptables est de plusieurs années), et tester la conformité du fichier en fin d’exercice. Un cabinet d’expertise comptable produit et contrôle systématiquement le FEC pour ses dossiers, ce qui constitue une assurance précieuse en cas de vérification.

Questions fréquentes

Faut-il transmettre le FEC chaque année ?

Non. Le FEC n’est pas une déclaration annuelle : il n’est à remettre que sur demande de l’administration, principalement lors d’une vérification de comptabilité. L’entreprise doit toutefois être en mesure de le produire à tout moment pour les exercices non prescrits.

Combien de champs comporte un FEC ?

18 champs obligatoires, dans un ordre fixé par la réglementation (du JournalCode jusqu’au code devise Idevise). La présence et l’ordre de ces champs conditionnent la conformité du fichier.

Mon logiciel génère-t-il le FEC automatiquement ?

La plupart des logiciels de comptabilité disposent d’une fonction d’export FEC conforme. Il reste indispensable de vérifier le résultat, car un export ne corrige pas une comptabilité non validée ou comportant des écritures incomplètes.

Que risque-t-on en cas de FEC non conforme ?

Une amende pour défaut de présentation ou non-conformité, et le risque d’un rejet de comptabilité permettant à l’administration de reconstituer le résultat. Tester le fichier avant tout contrôle réduit fortement ce risque.

Source officielle : bofip.impots.gouv.fr — Contrôle des comptabilités informatisées (FEC). Le format et les champs du fichier sont fixés par la réglementation en vigueur.