La note de frais : règles, justificatifs et remboursement

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est le document par lequel un salarié ou un dirigeant demande le remboursement de dépenses professionnelles qu’il a engagées personnellement pour le compte de l’entreprise. Il s’agit de frais professionnels : des charges inhérentes à la fonction, que l’employeur doit en principe prendre à sa charge.

Le remboursement d’un frais professionnel correctement justifié n’est ni un salaire ni un avantage : il échappe aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu du bénéficiaire, et constitue une charge déductible pour l’entreprise. À l’inverse, un remboursement mal justifié ou disproportionné peut être requalifié en élément de rémunération par l’URSSAF, avec rappel de cotisations à la clé. La rigueur dans la gestion des notes de frais n’est donc pas un détail.

Réel ou forfait : deux modes de remboursement

L’employeur peut rembourser les frais professionnels selon deux modalités, parfois combinées selon la nature des dépenses :

Avec le remboursement au réel, l’entreprise rembourse l’euro dépensé sur présentation du justificatif. Avec l’allocation forfaitaire, elle verse un montant prédéfini (par exemple par repas pris en déplacement) : tant que ce montant reste dans la limite du barème URSSAF, il est présumé utilisé conformément à son objet et exonéré de cotisations, sans avoir à justifier chaque dépense. Au-delà du barème, l’excédent est soumis à cotisations sauf à justifier qu’il a bien couvert des frais professionnels.

Les barèmes URSSAF des frais professionnels

L’URSSAF publie des limites d’exonération revalorisées chaque année pour les principaux frais. Les plus courants sont :

• Frais de repas : indemnité de repas sur le lieu de travail, repas pris en déplacement (au restaurant ou hors restaurant), avec des montants plafonds distincts.
• Frais de grand déplacement : indemnités de nourriture et de logement lorsque le salarié est empêché de regagner son domicile, dégressives au-delà d’une certaine durée.
• Indemnités kilométriques : remboursement de l’utilisation du véhicule personnel selon le barème kilométrique publié par l’administration (puissance fiscale × distance).
• Frais de télétravail : allocation forfaitaire exonérée dans certaines limites journalières/mensuelles.

Ces montants étant revalorisés chaque année, il convient de toujours se reporter aux barèmes en vigueur publiés par l’URSSAF pour l’exercice concerné, plutôt que de reconduire un montant d’une année sur l’autre.

Justificatifs et TVA récupérable

Le justificatif est la pierre angulaire de la note de frais. Pour un remboursement au réel, chaque dépense doit être appuyée par une facture ou un ticket mentionnant la date, la nature et le montant. Une note de frais bien tenue précise en outre le motif professionnel de la dépense (rendez-vous client, salon, mission), surtout pour les frais de réception et de restaurant.

La TVA grevant certains frais professionnels est récupérable par l’entreprise, à condition de disposer d’une facture en bonne et due forme libellée au nom de l’entreprise (un simple ticket ne suffit pas toujours). Attention : la TVA n’est pas déductible sur certaines dépenses, en particulier les frais de carburant (déductibilité partielle selon le véhicule et le carburant) et surtout les dépenses de logement/hébergement engagées au profit des dirigeants et salariés, exclues du droit à déduction. La TVA sur les repas et la restauration est en revanche récupérable.

Comptabilisation de la note de frais

En comptabilité, les frais professionnels remboursés sont enregistrés selon leur nature, le plus souvent dans les comptes de la classe 62. Le compte 625 « Déplacements, missions et réceptions » regroupe l’essentiel des frais de déplacement, de repas et d’hôtellerie.

Lorsque le frais est avancé par un salarié, la dette est généralement constatée via un compte de personnel ; lorsqu’il est avancé par le dirigeant associé, le remboursement peut transiter par son compte courant d’associé. Dans tous les cas, le remboursement effectif solde la dette par le compte de banque (512).

Exemple chiffré

Un commercial part en déplacement pour rencontrer un client. Il avance les frais suivants :

• Repas au restaurant : 24 € TTC, avec facture au nom de l’entreprise → frais réel de 20 € HT + 4 € de TVA récupérable.
• Nuitée d’hôtel : 96 € TTC → comptabilisée en frais réel ; la TVA sur l’hébergement du salarié n’est pas déductible, le compte 625 est donc débité du montant TTC.
• Trajet en voiture personnelle : 200 km remboursés selon le barème kilométrique applicable (indemnité forfaitaire exonérée dans la limite du barème).

Tant que ces dépenses sont justifiées et restent dans les limites des barèmes, le remboursement est exonéré de cotisations pour le salarié et déductible pour l’entreprise, qui récupère la TVA sur le repas mais non sur l’hôtel. Mal documentée, la même note pourrait être requalifiée et réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Dématérialisation et valeur probante

Les justificatifs papier peuvent être numérisés et conservés sous forme dématérialisée, à condition que la numérisation respecte les exigences garantissant la valeur probante du document (fidélité, intégrité, horodatage, conservation dans des conditions sécurisées). Lorsqu’un procédé de numérisation conforme est utilisé, l’entreprise peut détruire l’original papier et conserver uniquement la copie numérique, ce qui simplifie considérablement la gestion.

Les outils de gestion des notes de frais (capture photo, OCR, archivage à valeur probante) font gagner un temps précieux et fiabilisent la piste d’audit. Côté durée de conservation, les justificatifs doivent être gardés au minimum pendant le délai de reprise de l’administration (généralement plusieurs années), pour pouvoir être présentés en cas de contrôle social ou fiscal.

Questions fréquentes

Un justificatif est-il obligatoire ?

Pour un remboursement au réel, oui : chaque dépense doit être appuyée d’une facture ou d’un ticket. Pour une allocation forfaitaire dans la limite des barèmes URSSAF, l’utilisation conforme est présumée, mais l’employeur doit pouvoir établir la réalité du déplacement ou de la mission.

La TVA des notes de frais est-elle récupérable ?

En partie. La TVA sur les repas et la restauration est récupérable avec une facture au nom de l’entreprise. En revanche, elle n’est pas déductible sur l’hébergement des dirigeants et salariés, et seulement partiellement sur certains carburants.

Dans quel compte enregistrer une note de frais ?

Le plus souvent dans le compte 625 « Déplacements, missions et réceptions », avec la TVA déductible en 44566 et la contrepartie en compte de personnel ou en compte courant d’associé selon le bénéficiaire, soldée lors du remboursement.

Peut-on conserver les justificatifs uniquement en numérique ?

Oui, à condition d’utiliser un procédé de numérisation conforme garantissant la valeur probante (fidélité, intégrité, horodatage). L’original papier peut alors être détruit et seule la copie numérique conservée pendant le délai légal.

Source officielle : urssaf.fr — Les frais professionnels. Les barèmes et limites d’exonération sont revalorisés et publiés chaque année sur urssaf.fr ; les règles de TVA figurent sur bofip.impots.gouv.fr.