La secrétaire est la première interlocutrice d’une entreprise, d’un cabinet ou d’une administration. Elle assure l’accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa mission est également administrative puisqu’elle est très souvent chargée de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.
Rôle de la secrétaire / comment réussir le travail de secrétariat :
La fonction de secrétaire nécessite une grande polyvalence. Rattachée à un chef de service ou à un responsable de son entreprise, une secrétaire va :
• accueillir et orienter les visiteurs ;
• gérer les appels téléphoniques entre l’extérieur de son entreprise et sa hiérarchie, et inversement ;
• recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;
• assurer le classement et l’archivage des dossiers qui lui sont confiés ;
• tenir à jour l’agenda de son service et de sa hiérarchie ;
• préparer les déplacements de sa hiérarchie ;
• organiser des réunions, des colloques et autres meetings ;
• assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus.
